Häufig bleiben austretenden Mitarbeiter in der Branche, gehen zum Mitbewerber oder werden selber einer. Spätestens dann wird eine mangelnde Übersicht des bereitgestellten Equipments und der Zugangsdaten zu einem vermeidbaren, wirtschaftlichen Risiko.

Hier beschreiben wir dir, wie du das durch strukturiertes Offboarding mit SOPHY vermeidest.

1. Behalte deine Ressourcen im Blick

Mitarbeiter bekommen meist Zugriff auf verschiedene Ressourcen aus unterschiedlichen Abteilungen wie z.B. Laptop, Schlüssel, Zugangsdaten oder Werkzeug.

  • Klicke im Menü auf "Ressourcen"

  • Klicke oben rechts auf "Ressource hinzufügen"

  • Gib der neuen Ressource einen Namen

  • Hinterlege bei Bedarf weitere Informationen

Schon ist deine neue Ressource bereit und kann einem Teammitglied zugewiesen werden.

2. Prozesse mit Vorlagen einführen

Für einen schnellen Start mit SOPHY kannst du eine der professionelle Vorlagen nutzen, um deine Offboarding-Prozesse aufzusetzen. 

  • Gehe im Menü auf "Checklisten

  • Klicke oben rechts auf "Vorlagen verwalten

  • Suche im Reiter "Offboarding" eine passende Vorlage aus

  • Klicke bei dieser Vorlage auf "Lege eine Checkliste an

Anschließend kannst du die Checkliste so anpassen, dass sie deinen Prozess am besten abbildet. 

3. Erstelle eine Aufgabe für jede Ressource des Mitarbeiters

Du kannst ganz einfach eine Übersicht aller Ressourcen eines Teammitglieds bekommen:

  • Gehe im Menü auf "Ressourcen"

  • Nutze den Filter "zugewiesen", um nach dem Teammitglied zu filtern

  • Nutze diese Liste, um entsprechende Aufgaben zu erstellen.

Weise diese Aufgaben dem Mitarbeiter zu, der die Ressourcen zurück geben muss und setze am besten ein Fälligkeitsdatum fest.

 

4. Bewerte den Prozess

Am Ende des Mitarbeiteraustritts solltest du den Prozess und damit auch die Checkliste bewerten. Am besten holst du dir die Rückmeldung von verschiedenen Beteiligten ein, um den Prozess insgesamt am besten bewerten zu können. 

  • War das Offboarding für alle zufriedenstellend und erfolgreich? 

  • Gab es etwas, das gefehlt hat? 

  • Oder war etwas so überflüssig, dass es aus der Checklisten-Vorlage gelöscht werden kann? 

  • Wie sieht es mit der Reihenfolge der Aufgaben aus? 

Optimiere so immer weiter deine Vorlage, oder lege Abwandlungen von ihr für bestimmte Positionen und Prozesse an.

 

5. Sichere deinen Fortschritt

Denke immer daran, deine optimierten Checklisten als Vorlage zu speichern:

  • Klicke im Menü auf "Checklisten"

  • Wähle die Checkliste aus, die du als Vorlage speichern möchtest

  • Klicke oben rechts auf "Als Vorlage speichern"

Wenn du bei den Checklisten wieder auf "Vorlagen verwalten" gehst, findest du deine Vorlage im Reiter "Meine Vorlagen".
 

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