SOPHY ist eine einfache und sichere Lösung, dich mit deinem Team ohne viel Aufwand auszutauschen und zu koordinieren. So bereitest du dich vor, um für Transparenz und höhere Produktivität im Team zu sorgen:

1. Erstelle einen Account

Wenn du noch keinen Account erstellt hast, musst du dich zunächst registrieren. 

  • Gehe auf SOPHY 
  • Registriere dich mit deinem Google-Konto oder deiner Email-Adresse
  • Bestätige deine Email-Adresse mit dem Link, den du per Mail zugeschickt bekommst

Sobald du dich registriert hast, kannst du auch schon dein Team erstellen.

2. Team erstellen

Wenn du keinem bestehenden Team beitrittst, musst du am Anfang ein Team erstellen und ihm einen Namen geben. 

Ein neues Team kannst du aber auch erstellen, wenn du oben links neben dem Team-Namen auf die drei Punkte klickst und anschließend "Neues Team" auswählst.

3. Mitglieder einladen

Damit du Aufgaben, Checklisten und Ressourcen zuweisen kannst, musst du weitere Mitglieder in dein Team einladen. Du kannst so viele Leute einladen, wie du möchtest.

  • Gehe im Menü auf "Mitglieder"
  • Klicke oben rechts auf "Hinzufügen" und anschließend auf "Mitglied
  • Gib die Email-Adresse der Person ein, die deinem Team beitreten soll
  • Klicke zum Schluss auf „Einladen

Die eingeladene Person bekommt nun einen Link per Mail geschickt. 

Du kannst auch neue Mitglieder über die "Zuweisen"-Funktion bei Aufgaben, Checklisten und Ressourcen hinzufügen, indem du einfach ihre Email-Adresse eingibst und auf "Einladen" klickst.

4. Checkliste erstellen

Du hast ein Team mit weiteren Mitgliedern, nun geht es an die Prozesse. Nutze dafür Vorlagen, wenn es schnell gehen soll:

  • Gehe im Menü auf „Checklisten
  • Klicke oben rechts auf „Vorlagen verwalten
  • Wähle aus den Reitern die Kategorie aus, die dich interessiert (Onboarding, Offboarding oder andere)
  • Suche dir eine Vorlage aus und klicke auf „Lege eine Checkliste an

Die Checkliste ist dann bereit und du kannst Änderungen vornehmen, um sie zu individualisieren. Du kannst Aufgaben und Aufgabengruppen löschen, hinzufügen, ändern oder verschieben.

Wenn du sofort eine eigene Checkliste anlegen willst:

  • Gehe im Menü auf „Checklisten
  • Klicke oben rechts auf „Checkliste hinzufügen“ und wähle „Leere Checkliste“ aus

Und schon kannst du loslegen.

5. Ressource anlegen

Besonders beim On- und Offboarding spielt die Verwaltung von Ressourcen des Unternehmens eine wichtige Rolle. So kannst du deine Ressourcen in SOPHY hinterlegen:

  • Gehe im Menü auf „Ressourcen
  • Klicke oben rechts auf "Ressource hinzufügen"
  • Gib deiner Ressource einen Namen und speichere sie
  • Hinterlege weitere Informationen

Wenn du aber viele Ressourcen auf einmal hinterlegen möchtest, kannst du dazu den Massenupload nutzen.

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